Regulamin świadczenia usług
1.
Postanowienia ogólne
1.1. Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług administracyjnych i organizacyjnych przez Rafał Kowalski & Partner na rzecz przedsiębiorców oraz osób prywatnych.
1.2. Usługi kierowane są w szczególności do polskojęzycznych klientów przebywających lub prowadzących działalność gospodarczą na terenie Niemiec.
1.3. Akceptacja Regulaminu jest warunkiem zawarcia umowy o świadczenie usług z Rafał Kowalski & Partner.
2.
Dane usługodawcy
2.1. Usługodawcą jest:
Rafał Kowalski & Partner
Inhaber / Diensteanbieter: Karol Kolodziej
Rathausstraße 9
74080 Heilbronn
Deutschland
E-Mail: office@kowalski-partner.com
2.2. [DO UZUPEŁNIENIA: dodatkowe dane identyfikacyjne działalności gospodarczej, jeżeli wymagane przepisami prawa niemieckiego]
3.
Zakres świadczonych usług
3.1. Rafał Kowalski & Partner świadczy przede wszystkim usługi administracyjne i organizacyjne, w szczególności:
a) wsparcie w kontaktach z niemieckimi instytucjami i urzędami,
b) pomoc w przygotowaniu, porządkowaniu i przekazywaniu dokumentacji, korespondencji, formularzy i wniosków,
c) wsparcie w organizacji terminów, spotkań oraz bieżących spraw administracyjnych.
3.2. W przypadku klientów biznesowych usługi mogą obejmować w szczególności administracyjne wsparcie w sprawach związanych z Finanzamt, Krankenkassen, BG BAU, SOKA-BAU, Zoll, Freistellungsbescheinigung, Bauabzugsteuer, A1 i delegowaniem pracowników oraz organizacją bieżącego backoffice.
3.3. Szczegółowy zakres danej usługi jest każdorazowo ustalany indywidualnie z klientem przed przyjęciem zlecenia.
4.
Charakter usług
4.1. Rafał Kowalski & Partner nie jest kancelarią adwokacką ani podatkową i nie świadczy usług zastrzeżonych dla zawodów regulowanych, w szczególności nie świadczy usług Rechtsberatung ani Steuerberatung.
4.2. Usługi mają charakter administracyjny i organizacyjny, polegający m.in. na wsparciu w komunikacji z instytucjami, przygotowaniu dokumentów oraz koordynacji spraw administracyjnych.
4.3. Informacje przekazywane klientowi mają charakter ogólny i organizacyjny i nie stanowią porady prawnej ani podatkowej.
4.4. Rafał Kowalski & Partner nie ponosi odpowiedzialności za ostateczne decyzje podejmowane przez urzędy, ubezpieczycieli lub inne instytucje, na które usługodawca nie ma wpływu.
4.5. Odpowiedzialność usługodawcy nie może być wyłączona w zakresie, w jakim byłoby to sprzeczne z bezwzględnie obowiązującymi przepisami prawa.
5.
Sposób złożenia zlecenia
5.1. Klient może złożyć zlecenie w szczególności poprzez kontakt e-mailowy, telefoniczny, za pośrednictwem formularza online lub podczas spotkania osobistego, o ile taka forma jest oferowana.
5.2. [DO UZUPEŁNIENIA: szczegółowe kanały kontaktu i ewentualne systemy rezerwacji terminów, jeżeli są stosowane]
6.
Zawarcie umowy
6.1. Do zawarcia umowy dochodzi po uzgodnieniu zakresu usługi, wynagrodzenia oraz istotnych warunków współpracy i potwierdzeniu przyjęcia zlecenia przez usługodawcę.
6.2. Potwierdzenie może nastąpić w szczególności drogą e-mailową lub w innej wyraźnie uzgodnionej formie.
6.3. Realizacja usługi rozpoczyna się po spełnieniu uzgodnionych warunków, w szczególności po dostarczeniu przez klienta niezbędnych informacji i dokumentów oraz – jeżeli zostało to ustalone – po dokonaniu płatności w całości lub w części.
7.
Obowiązki klienta
7.1. Klient zobowiązany jest do przekazywania kompletnych, prawdziwych i aktualnych informacji oraz dokumentów niezbędnych do realizacji zlecenia.
7.2. Klient powinien niezwłocznie informować usługodawcę o wszelkich zmianach danych, okoliczności faktycznych oraz dokumentów mających znaczenie dla realizowanej usługi.
7.3. W przypadku opóźnienia w przekazaniu wymaganych informacji lub dokumentów terminy realizacji mogą ulec wydłużeniu.
7.4. Klient ponosi odpowiedzialność za skutki wynikające z przekazania nieprawdziwych, niekompletnych lub nieaktualnych danych.
8.
Terminy realizacji
8.1. Terminy realizacji usług zależą od rodzaju sprawy, stopnia jej złożoności, kompletności przekazanej dokumentacji oraz działania urzędów i innych podmiotów zewnętrznych.
8.2. Podawane terminy mają charakter orientacyjny, chyba że strony wyraźnie uzgodnią inaczej.
8.3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za opóźnienia wynikające z przyczyn leżących po stronie urzędów, instytucji lub innych podmiotów trzecich.
9.
Wynagrodzenie i płatności
9.1. Wynagrodzenie za usługi ustalane jest co do zasady indywidualnie przed przyjęciem zlecenia, w oparciu o zakres, stopień skomplikowania oraz przewidywany nakład pracy.
9.2. Jeżeli dla danej usługi wskazano konkretną cenę, klient zostaje o niej poinformowany przed rozpoczęciem realizacji zlecenia.
9.3. [DO UZUPEŁNIENIA: informacje o stosowanych stawkach godzinowych, ryczałtach lub pakietach usług, jeżeli mają zastosowanie]
9.4. Płatność może następować w szczególności przelewem bankowym lub inną uzgodnioną metodą.
9.5. [DO UZUPEŁNIENIA: dane do płatności oraz terminy płatności, np. liczba dni na opłacenie faktury]
10.
Potwierdzenie zlecenia
10.1. Przed rozpoczęciem realizacji usługi klient otrzymuje potwierdzenie przyjęcia zlecenia wraz z informacją o ustalonym wynagrodzeniu oraz ewentualnych dodatkowych warunkach.
10.2. W przypadku gdy uzgodniono przedpłatę lub zaliczkę, rozpoczęcie realizacji usługi może być uzależnione od zaksięgowania płatności.
10.3. [DO UZUPEŁNIENIA: zasady wystawiania faktur, w tym czy faktury wystawiane są elektronicznie]
11.
Prawo odstąpienia
11.1. Jeżeli klient jest konsumentem w rozumieniu przepisów prawa, przysługuje mu ustawowe prawo odstąpienia od umowy zawartej na odległość lub poza lokalem przedsiębiorstwa, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa niemieckiego i unijnego.
11.2. Termin i sposób skorzystania z prawa odstąpienia określają odpowiednie przepisy ustawowe. Klient zostaje poinformowany o przysługującym mu prawie odstąpienia w odrębnym pouczeniu.
11.3. Jeżeli klient będący konsumentem wyraźnie zażąda rozpoczęcia wykonywania usługi przed upływem ustawowego terminu odstąpienia, może być zobowiązany do zapłaty wynagrodzenia odpowiadającego dotychczasowo wykonanym czynnościom w przypadku skorzystania z prawa odstąpienia.
11.4. Jeżeli usługa została w pełni wykonana za wyraźną zgodą konsumenta przed upływem terminu odstąpienia i po poinformowaniu go o utracie prawa odstąpienia, prawo to może wygasnąć zgodnie z obowiązującymi przepisami.
11.5. Sama płatność za usługę nie oznacza automatycznie utraty prawa odstąpienia, jeżeli nie zostały spełnione ustawowe warunki jego wygaśnięcia.
12.
Odwołanie terminu
12.1. Klient zobowiązany jest do niezwłocznego poinformowania usługodawcy o konieczności odwołania lub zmiany umówionego terminu.
12.2. Jeżeli klient odwoła umówione spotkanie później niż 24 godziny przed ustalonym terminem albo nie pojawi się bez wcześniejszego odwołania, usługodawca może naliczyć opłatę w wysokości 25 EUR, pod warunkiem że wysokość tej opłaty została wcześniej wyraźnie uzgodniona z klientem i jest prawnie dopuszczalna.
12.3. [DO UZUPEŁNIENIA: sposób poinformowania klienta o opłacie za odwołanie terminu oraz ewentualne wyjątki]
13.
Odpowiedzialność usługodawcy
13.1. Usługodawca ponosi odpowiedzialność za należyte wykonanie usług zgodnie z zawartą umową oraz obowiązującymi przepisami prawa.
13.2. Usługodawca nie gwarantuje osiągnięcia konkretnego wyniku postępowania prowadzonego przez urząd, ubezpieczyciela lub inną instytucję, ponieważ wynik ten zależy od decyzji podmiotów trzecich.
13.3. Odpowiedzialność usługodawcy nie obejmuje szkód wynikających z działania lub zaniechania urzędów, instytucji lub innych podmiotów trzecich, na które usługodawca nie ma wpływu.
13.4. Ograniczenie odpowiedzialności nie dotyczy przypadków odpowiedzialności ustawowej, w szczególności za szkody wyrządzone umyślnie.
14.
Odpowiedzialność klienta
14.1. Klient ponosi pełną odpowiedzialność za treść i prawdziwość przekazanych dokumentów, informacji i oświadczeń.
14.2. Usługodawca nie jest zobowiązany do samodzielnej weryfikacji prawdziwości wszystkich przekazanych danych, chyba że co innego wynika z odrębnych ustaleń.
14.3. W przypadku powstania szkody w wyniku przekazania nieprawdziwych, niekompletnych lub wprowadzających w błąd informacji, odpowiedzialność za taką szkodę może ponosić klient.
15.
Komunikacja elektroniczna
15.1. Komunikacja między stronami może odbywać się w szczególności drogą elektroniczną, w tym za pośrednictwem poczty e-mail.
15.2. Klient przyjmuje do wiadomości, że przesyłanie informacji drogą elektroniczną wiąże się z typowymi ryzykami technicznymi, na które usługodawca nie ma pełnego wpływu.
15.3. Klient zobowiązany jest do regularnego sprawdzania swojej skrzynki e-mail oraz innych uzgodnionych kanałów komunikacji.
16.
Ochrona danych osobowych
16.1. Zasady przetwarzania danych osobowych klientów przez Rafał Kowalski & Partner określa odrębna "Datenschutzerklärung" (polityka prywatności) dostępna na stronie internetowej usługodawcy.
16.2. Klient proszony jest o zapoznanie się z aktualną wersją Datenschutzerklärung przed zawarciem umowy.
17.
Reklamacje
17.1. Klient ma prawo zgłosić reklamację dotyczącą sposobu świadczenia usług lub ich jakości.
17.2. Reklamacje mogą być składane w szczególności drogą e-mailową na adres: office@kowalski-partner.com.
17.3. Usługodawca dołoży starań, aby rozpatrzyć reklamację w rozsądnym terminie i udzielić klientowi odpowiedzi wraz z uzasadnieniem.
17.4. [DO UZUPEŁNIENIA: ewentualne dodatkowe procedury reklamacyjne lub terminy rozpatrywania reklamacji]
18.
Rozwiązanie współpracy
18.1. Umowa o świadczenie usług może zostać rozwiązana przez każdą ze stron na zasadach określonych w umowie lub przepisach prawa.
18.2. W przypadku stałej obsługi administracyjnej / backoffice szczegółowe zasady wypowiedzenia, okres wypowiedzenia oraz inne warunki zakończenia współpracy mogą zostać określone indywidualnie w umowie z klientem.
18.3. Rozwiązanie umowy nie zwalnia klienta z obowiązku zapłaty wynagrodzenia za usługi faktycznie wykonane do dnia zakończenia współpracy.
19.
Postanowienia końcowe
19.1. Do umów zawieranych na podstawie niniejszego Regulaminu stosuje się prawo niemieckie, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa konsumenckiego.
19.2. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają odpowiednie przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
19.3. [DO UZUPEŁNIENIA: właściwość sądu lub zasady rozstrzygania sporów, o ile jest to prawnie dopuszczalne]
19.4. Regulamin może być udostępniany klientowi w formie elektronicznej lub papierowej na jego życzenie.
19.5. Usługodawca zastrzega sobie prawo do zmiany Regulaminu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku zmiany przepisów prawa lub zakresu świadczonych usług. Zmiany nie mają zastosowania do umów zawartych przed ich wejściem w życie.
20.
Klienci biznesowi
20.1. W przypadku klientów biznesowych możliwe jest zawieranie umów zarówno na pojedyncze zlecenia, jak i na stałą obsługę administracyjną / backoffice.
20.2. Szczegółowy zakres stałej obsługi, wysokość wynagrodzenia, okres obowiązywania umowy oraz zasady jej wypowiedzenia ustalane są indywidualnie z klientem i mogą zostać określone w odrębnej umowie lub ofercie.
20.3. [DO UZUPEŁNIENIA: dodatkowe postanowienia dotyczące odpowiedzialności, terminów płatności lub innych kwestii specyficznych dla klientów biznesowych, jeżeli mają zastosowanie].